Apps en gestión de trabajo: Evernote, Trello, Dropbox

 

En el actual mundo profesional, y si buscamos una forma ágil de gestionar nuestros proyectos, no sólo necesitaremos un buen gestor de tareas sino otra serie de complementos adicionales como pueden ser: trabajar con movilidad y en cualquier tipo de dispositivos, alertas y avisos, gestionar colaboraciones, consultar avances, etc… que nos proporcione una manera cómoda y eficaz de llevarlo a cabo.

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Evernote

Es una de las aplicaciones más populares en gestión que permite compartir contenido y resolver tareas de un equipo, dividiéndola en notas limpias y separadas a la vez que unificando en un solo sitio todo el uso que cada miembro del equipo le quiera dar a la aplicación.

Evernote no es solo un organizador de tareas pues nos permite también añadir fotografías, notas de voz, PDFs y además compartir todo esto con otras personas ya sea a través de correo electrónico o simplemente invitando a otro usuario de Evernote a tener acceso a esas tareas que tenemos pendientes.

La posibilidad de ver en todos los equipos de los que disponemos la información perfectamente sincronizada la hace poseedora de un plus bastante valioso. Una perfecta herramienta no solo a nivel personal sino profesional.

 

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Trello

Trello es una aplicación en la nube para elaborar listas dentro de listas de gran versatilidad. Desde la aplicación puedes realizar multitud de tareas: desde tomar notas, adjuntar archivos y listas de control, compartir con varias personas, añadir etiquetas, asignar tareas a usuarios concretos o colocar fechas límite a cada una de ellas.

Aunque muchas empresas suelen utilizarlo para organizar el trabajo entre los empleados, también puede ser de gran ayuda para dejar a un lado las listas de tareas simples que muchos usamos. Los expertos aconsejan utilizarlo aplicando el método Kanban. Esta técnica consiste en dividir un trabajo en columnas y que en cada una de éstas haya tareas. En la primera columna colocamos aquello que se necesita hacer, la segunda columna contendrá las cosas que se están haciendo en ese momento, y la tercera columna incluirá las tareas que ya se han terminado. Naturalmente, esto es solo un ejemplo, pues Trello puede ser editada según las necesidades del usuario.

A su favor tenemos:

· Almacenamiento ilimitado de archivos en la nube asociados a tareas colaboracionales y proyectos (pudiendo cargar archivos de hasta 10MB con integración nativa con Google Drive, Dropbox, Box y OneDrive).

· Asignación de prioridades e incorporar etiquetas. Así mismo, posee unas vistas muy logradas para, de un vistazo, ver el grado de avance en un proyecto y la consecución de tareas.

· Cuenta con versiones Web y para las plataformas Android, iPhone, iPad, Windows 8 y Kindle Fire.

· Modelo de negocio muy económico que escala fácilmente con el crecimiento de las necesidades de gestión de usuarios por un administrador; dado que el resto está incluido en la versión gratuita.

Sus debilidades:

· No permite establecer subproyectos ni dependencia de tareas. Así como controlar el tiempo dedicado a cada actividad. Tampoco ocultar información compartida con clientes y colaboradores de forma selectiva.

· No dispone de plugin para Outlook, Gmail, Apple Mail, etc. Al igual que para los principales navegadores (Explorer, Chrome, Firefox, Safari, etc.).

 

Dropbox

 

Dropbox

La más popular en el mercado del almacenamiento de archivos en la nube, Dropbox es una aplicación de intercambio de archivos que permite a los usuarios subir documentos y almacenarlos en sus servidores lo que facilita el acceso desde cualquier lugar, incluyendo ordenadores personales y teléfonos inteligentes. Ofrece diferentes planes de capacidades y es ideal para trabajar y compartir cualquier tipo de archivo con nuestro equipo de una forma remota y rápida.

Como aspectos positivos podemos destacar: la facilidad de uso y que permite a los usuarios acceder a versiones anteriores de sus archivos.

En lo negativo:

· La falta de fichas específicas puede hacer difícil la localización de algunos archivos.

· No permite la colaboración de los equipos de trabajo hasta que el archivo no se ha subido a la nube.

· Es uno de los que menos espacio ofrece de entrada y sus planes para empresas poseen un precio elevado.

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