Claves para organizar un desfile de moda

Una larga y reluciente pasarela, asientos preparados con los nombres de quienes los ocuparán en unos minutos, luces, efectos sonoros y una plantilla completa de profesionales trabajando a contrarreloj en el backstage: estilistas, modistas, maquilladores, fotógrafos, modelos y por supuesto, el diseñador. Todo está a punto para que el desfile de comienzo y la colección que se presenta haga soñar a quienes la ven por primera vez. Sin embargo, detrás de todo este despliegue de moda en estado puro, hay mucho trabajo de organización del evento.

Resultado de la organización de un desfile de moda.
Resultado de la organización de un desfile de moda.

El día del desfile la marca de moda que lo protagoniza se juega mucho y todo tiene que estar a la altura. A continuación, vamos a tratar de ofrecerte algunas claves que te ayudarán a organizar un desfile con éxito.

Para que nada quede en el aire, te proponemos que trabajes la planificación del evento en tres fases: la de antes del desfile, el mismo día del desfile y el post evento. También es conveniente que, en cada fase, prestes especial atención al trabajo de dos áreas igual de importantes: organización y comunicación.

1. Antes del desfile

En la organización de cualquier tipo de evento entran en juego una gran cantidad de variables a las que debemos prestar atención. Entre ellas: los espacios, los permisos necesarios, el personal con el que hemos de contar, el presupuesto disponible, etc. Existen dos variables imprescindibles:dónde y cúando. Necesitamos saber cuál va a ser el espacio en el que se va a desarrollar el evento y de cuánto tiempo disponemos para organizarlo. De ese modo, podremos planificar un timming en el que queden registrados todos los preparativos necesarios, la persona responsable de cada uno de ellos y la fecha en la que deben estar resueltos (por ejemplo: adecuación del espacio para el desfile, contratación de modelos, servicio de cátering, elaboración de material para prensa…)

Área de organización

En esta primera fase es importante que la persona encargada de la organización del evento se reúna  con el responsable de la marca (habitualmente suele ser el diseñador) para saber en qué se inspira su colección, qué tipo de tejidos ha utilizado, etc. Toda esta información nos dará pistas para conseguir que el evento sea fiel a la filosofía de la colección que va a ser presentada. También para trasladar a todos los colaboradores (maquillaje, peluquería, equipo de selección de modelos…) la esencia de la colección y lograr así que todo el equipo esté coordinado para que el resultado final sea coherente con el universo conceptual de la marca y de la colección.

Otras tareas clave en esta fase son las pruebas de vestuario y maquillaje, el montaje del espacio, la contratación de proveedores, la distribución del espacio (el sitting, la ubicación de los medios de comunicación asistentes…)

Área de comunicación

En esta fase es importante dedicar tiempo a confeccionar una base de datos con los invitados que queremos que asistan al desfile; todas aquellas personas relevantes para los objetivos de la marca y que puedan ayudar a dar cobertura al evento: modelos, blogueras e influencers… que  posiblemente ocuparán el front row. 

Para el éxito de nuestro desfile es vital confirmar la asistencia de los medios de comunicación. Lo ideal es enviarles un dossier de prensa para que, tanto si vienen como si no, dispongan de información suficiente sobre el desfile y puedan escribir sobre él en sus cabeceras.

2. El día del desfile

Área de organización

El día del desfile es importante que a primera hora se revisen luces, sonido y todo el equipo técnico para comprobar que  funciona correctamente. También se realizan ensayos generales, se organiza el vestuario, se realiza el fitting y se organizan las acreditaciones para la prensa y los invitados al desfile.

imagen de estilista retocando el peinado del desfile
Imagen del estilista retocando el peinado de la modelo en el desfile.

Es importante que a la hora del desfile todos los equipos estén coordinados y cada persona sepa exactamente cuál es su función y cómo debe realizarla. Un equipo de organización coordinado y cohesionado facilitará la resolución de cualquier imprevisto que pueda surgir. De hecho, es buena idea mantener una breve reunión previa para solucionar dudas y dar las últimas indicaciones.

Ese día está en juego el trabajo de muchos meses de preparación. Ante los imprevistos, lo importante es la serenidad y la actitud resolutiva a lo largo del día y sobre todo, durante el evento.

Área de comunicación

En el área de comunicación es importante que si no conocemos a los medios que vienen a cubrir el evento, nos acerquemos hasta el puesto de acreditaciones y nos presentemos. Es un buen día para crear contactos y estrechar relaciones con los que ya conocemos.  Tener preparado un dossier de prensa con toda la información necesaria sobre el desfile, facilitará el trabajo de los periodistas asistentes.

3. Después del desfile: el post evento

Área de organización

Quizá no lo parezca, pero esta fase es igual de importante que las dos anteriores. Una vez finalizado el evento, es momento de recoger el espacio y dejarlo en las mejores condiciones posibles.

Nos encargaremos de que las prendas de la colección se recojan con cuidado y se hagan llegar de nuevo a la marca. También es importante, si hemos alquilado mobiliario,  que sea devuelto sin daños ni retrasos.

Es bueno supervisar que nadie ha dejado nada olvidado. Con el frenesí del desfile, es fácil que los estilistas, el equipo de sonido, etc., dejen material olvidado.

Área de comunicación

Una vez haya finalizado el desfile, enviaremos de nuevo otra nota de prensa facilitando toda la información y proporcionando las fotografías del evento. Más tarde, realizaremos un clipping con toda la información que haya sido publicada sobre el desfile.

Si tenemos oportunidad, es importante conocer el feedback de los medios de comunicación para saber cuáles han sido nuestros puntos fuertes y cuáles han sido los débiles. De esta forma, podremos mejorar en los próximos desfiles.

Tener un detalle con los invitados más especiales, también es buena idea. Quizá enviarles un mail personalizado de agradecimiento, un obsequio o las fotografías más especiales del evento en las que ellos aparezcan.


En el marco de las I Jornadas sobre Planificación de Eventos, tuvo lugar el taller «La planificación de un desfile», impartido por Cristina Aparici Montón, organizadora de desfiles para el Corte Inglés C.V.

El Open Day como herramienta de comunicación

 

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